Estas ‘apps’ pueden ayudar a ser más productivos y a ahorrar tiempo | Tu Tecnología | El País

Es probable que más de una vez se haya propuesto hacer ejercicio de forma habitual, aprender un idioma para el que nunca ha tenido tiempo o dejar de fumar. También lo es que se haya planteado alcanzar una mayor productividad en el día a día, pero no haya sabido por dónde empezar. Hay herramientas tecnológicas al alcance de todos los usuarios que ayudan a hacer un seguimiento de esos objetivos diarios y que, al ofrecer un espacio donde apuntar las tareas del día o los objetivos de la semana de una forma ordenada y atractiva visualmente, facilitan alcanzar las metas. Estas propuestas están pensadas para llevar un control exhaustivo de lo que se hace cada día (alguna incluso permite cronometrar el tiempo invertido en cada tarea), para recoger en listas temáticas todo lo que está pendiente o incluso para que el usuario se sienta obligado a cumplir con lo que se ha propuesto y rinda cuentas ante la herramienta.

Para poner la vida en orden

Notion es un gestor de proyectos y, a la vez un espacio, para tomar notas. Estas herramientas suelen estar enfocadas al trabajo en equipo, pero muchos usuarios las utilizan para organizar su día a día, tanto en el plano profesional como en el personal. Este gestor es un todo en un uno que el usuario puede diseñar desde cero y elegir la disposición de los apartados, las fotografías de fondo, poner etiquetas a los documentos, proyectos e ideas, establecer un nivel de prioridad de cada tarea, añadir una lista de reproducción para escuchar mientras la herramienta esté abierta, poner en marcha un temporizador, insertar un calendario y listas de tareas o añadir enlaces. Las diferentes plantillas y apartados permiten tener en un mismo espacio (pero clasificados y de forma independiente) contenidos que nada tienen que ver unos con otros, pero que abarcan distintos planos del día a día. Por ejemplo, puede haber una página para las tareas del trabajo, otro para los viajes, otro para las listas de la compra y otro para los gastos mensuales, cada espacio específico con su propio diseño y características.

Si crear estos espacios desde cero abruma al usuario, puede plantearse pagar por plantillas ya organizadas y customizarlas partiendo de esa base. También resulta de utilidad consultar las instrucciones que ofrece Notion en su página web y los tutoriales de otros usuarios para tener referencias y tomar ideas.

La versión personal de Notion es completamente gratuita y las que hay para grupos tanto pequeños como de grandes empresas son de pago. Se puede utilizar desde el navegador o a través de las aplicaciones para el teléfono móvil o para el escritorio del ordenador, tanto de Windows como de iOS.

La lista de ‘por hacer’ por excelencia

Esta herramienta, llamada Todoist, pretende que los usuarios alcancen la tranquilidad que puede conllevar la organización y la satisfacción de ir tachando tareas hasta completar todo lo que debe hacerse cada día. Su interfaz resulta intuitiva y el usuario puede comenzar a usarla sin mayores complicaciones en cuanto descarga la aplicación. En ella, puede establecer una fecha de vencimiento y un nivel de prioridad de las tareas, programar recordatorios y clasificarlas en el día actual o en próximas fechas, además de personalizar filtros y ordenarlas en distintos espacios de trabajo, como uno personal y otro de equipo. Si se comparte un proyecto con más personas, pueden dejar comentarios, pero también se puede compartir una sola tarea y asignársela a otra persona. Para entornos de trabajo resulta útil también que pueden reenviarse correos electrónicos a la aplicación y añadirlos como tareas o comentarios.

Aplicación ‘Todoist’Clara Rebollo

Todoist incorpora un panel para comprobar las tendencias de productividad, de forma que se crean gráficos con las tareas completadas en los últimos días o semanas. Además, todas las tareas quedan almacenadas y archivadas, por lo que pueden comprobarse en el futuro si resulta necesario. También puede vincularse con otras aplicaciones, como de calendarios, asistentes de voz, navegadores o servicios de correo electrónico, para ganar eficiencia en el trabajo diario. La aplicación está disponible para diversos navegadores, teléfonos móviles e incluso relojes inteligentes y de forma gratuita, aunque para hacer uso de algunas de las características (y de las básicas sin ninguna restricción de espacio) es necesario tener una suscripción mensual.

Donde tener todo apuntado

Evernote sirve para crear notas con muchas más posibilidades que las que suelen ofrecer por defecto los móviles y ordenadores. Al texto que se escriba se le pueden añadir imágenes, audios, documentos y PDF o archivos escaneados. Como Todoist, permite crear listas de tareas, que también se pueden compartir, con recordatorios, prioridades y fechas límite. Aparte de escanear documentos directamente desde la app, es posible almacenar páginas web, marcarlas y destacar un texto, y capturar la pantalla entera o solo una parte.

Ofrece multitud de plantillas para los usuarios que prefieran partir de ellas en lugar de crear sus notas desde cero: desde una agenda de reuniones hasta tablas de presupuestos, un planificador de un menú o un calendario. Si se prefiere, también se pueden realizar esbozos con el dedo o el lápiz de la tablet en lugar de escribir con el teclado y subrayar palabras o frases. La aplicación, disponible para Mac, Windows, distintos navegadores dispositivos y móviles con iOS y Android, es gratuita. Aunque, como suele ocurrir con estas herramientas, para acceder a funciones adicionales existen planes mensuales.

¿Cuánto tiempo dedica a cada tarea?

Myhours permite llevar un control exhaustivo del tiempo que se dedica a cada tarea o proyecto. Además de registrar las horas que se han invertido, también existe la opción de incluir los gastos que se han generado con cada tarea. Las horas y minutos dedicados pueden escribirse a mano, pero esta herramienta ofrece un cronómetro para lograr la mayor exactitud posible. Si se quiere, por ejemplo, llevar un control del tiempo, los costes y el porcentaje del presupuesto que se dedica a cada proyecto o a distintos clientes, con Myhours pueden verse todos esos datos en tablas, lo que permite elaborar un informe a partir de ellos. Aunque está pensado sobre todo para que lo utilicen equipos de trabajo, también puede ser de utilidad para un solo usuario que trabaje por su cuenta o que quiera llevar su propio control de esos datos. Dispone de una versión gratuita y de una aplicación para móviles con iOS y Android.

Firme un contrato consigo mismo

Creada por un profesor de derecho y otro de economía conductual de la Universidad de Yale que se propuso perder peso, StickK pretende que los usuarios alcancen sus metas firmando un contrato de compromiso. Sus creadores se dieron cuenta de que es más probable alcanzar un objetivo si se ha firmado un contrato de algún tipo que obligue a llegar a la meta y a responsabilizarse del éxito o del fracaso. Por eso, en esta aplicación uno firma un contrato consigo mismo y establece unas condiciones y consecuencias que deberá que acatar si no logra el objetivo. La clave es que esas condiciones pueden ser económicas.

Primero, se fija la meta que se pretende alcanzar y se definen unos parámetros, como la fecha de inicio, cada cuánto se quiere informar del avance y cuántas semanas va a durar el compromiso. Después, se eligen los destinatarios del dinero que perderá si no cumple con los objetivos: una organización caritativa, un amigo o una asociación política, por ejemplo, y se introducen los datos de la tarjeta bancaria. No se perderá ni un céntimo si se llega al final, aunque también puede optarse por no “apostar” dinero. Tras decidir esas condiciones, puede elegirse un árbitro que supervise el proceso. Se introduce el correo electrónico de la persona que se haya elegido y listo. Si no, uno puede ser su propio árbitro. A lo largo del periodo que se haya establecido para alcanzar la meta, se puede elaborar un diario en el que contar cómo va el objetivo, qué dificultades se están encontrando, etc., y añadir fotos o vídeos. Todo ello puede gestionarse desde el navegador o desde las aplicaciones, disponibles para iOS y Android.

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